Inplannen van personeel of, de andere kant, het inschatten van de capaciteiten van je organisatie vergen nogal wat aandacht. Het is een heel praktisch onderdeel van de strategie van een organisatie, waar analytisch denken, flexibiliteit en besluitvaardigheid voor nodig zijn.
Doelen
Een van de hoofdelementen van strategie is het specificeren van doelen. Met deze doelen in het achterhoofd, zal de personeels- of capaciteitsplanning moeten worden gemaakt, zodat elke actie in de organisatie bijdraagt aan deze doelen.
De planner moet gezag hebben
De planner(s) moet(en) niet alleen kunnen kijken wat mogelijk is en op basis daarvan de personeels- of capaciteitsplanning maken, maar ook aanpassingen kunnen doen in de structuur van de organisatie. Dit principe vereist medewerking van alle afdelingen. Als die medewerking er is, wordt de flexibiliteit van de organisatie vergroot.
Het is echter raadzaam om niet elke maand de structuur van een organisatie totaal om te gooien. Mensen zijn gewoontedieren en als je hen van functie of afdeling laat veranderen, zullen zij hier eerst even moeten wennen. De eerste tijd na een verplaatsing, zullen zij daarom minder efficiënt en effectief werken dan na gewenning.
Ga uit van meerdere scenario’s
Als je uitgaat van scenario’s, kun je snel handelen als een van de voorbedachte scenario’s ook echt waar wordt. Bij heel veel bedrijven staat men soms met de handen in het haar als een situatie afwijkt van de enige verwachte. Bij scenario planning1 heb je het al klaar liggen. Deze manier van plannen is essentieel in turbulente milieus, zoals een Acute Opname Afdeling in het ziekenhuis2.
Evalueer
Er gaat vaak wat tijd overheen, voordat de capaciteit wordt gepland in een organisatie. Dit leerproces kan echter worden versneld door geregeld te evalueren, bijvoorbeeld elke maand. Dit kost tijd, maar zal op de lange termijn zeker vruchten afwerpen.
Kortom, plannen kost tijd, maar als je deze tijd goed besteed, zal het de efficiëntie en effectiviteit van een organisatie bevorderen.
Bronnen:
1. Cornelius, P., A. van de Putte and M. Romani (2005), Three decades of scenario planning in Shell, California Management Review, 48(1), pp. 92-109.
2. van Dun, J., Holtman, A., & Beerens, J. (2019, februari 6). Capaciteitsmanagement: 5 gouden tips voor de allerbeste Acute Opname Afdeling. Geraadpleegd via https://www.vreelandgroep.nl/